uppdragsgivarens roll i projekterings- och planeringsfaserna

Här kommer min syn på uppdragsgivarens roll i projekterings- och planeringsfaserna.

Uppdragsgivaren har den viktigaste rollen genom hela projektet och då speciellt före och vid projektstart, eftersom uppdragsgivaren där lägger grunden till det projektet skall behandla. Därmed är det viktigt att uppdragsgivaren har en klar bild över var det är systemet skall åstadkomma samt fungera och har förankrat det här hos de som skall använda systemet. Annars finns det en överhängande risk att systemet inte kommer att användas eftersom projektet inte möter användarnas krav.

För att säkerställa att projektet kan fortskrida utan förseningar samt för att kunna hålla uppdragshandlingen levande är det viktigt uppdragsgivaren finns lätt tillgänglig. Det är även viktigt att denna kontakt finns om det uppstår några problem eller oklarheter som behöver redas ut. Annars är det lätt att projektet drar ut på tiden, eller inte möter uppdragsgivarens förväntningar vid leverans.

Så en löpande och regelbunden kommunikation mellan projektledaren och uppdragsgivaren är vital för att kunna genomföra ett projekt som blir väl utarbetat för den funktion det senare skall fylla.

\\ Daniel

\\ Daniel

Uppdragsgivarens roll i projekterings- och planeringsfaserna

Uppgragsgivaren har ett problem eller en vision om något. Detta görs om till projektdirektiv eller en kravspecifikation om vad som måste göras. Direktiven/kravspecifikationen lämnas till gruppen som ska realisera projektet, kan vara programmerare om det handlar om ett datorprogram.
Uppgragsgivaren är chefen över gruppen och ska få regelbunden information om projektets gång och eventuella problem som uppstår. Denna informationen måste få feedback tillbaka till projektgruppen, så allt går enligt planerna.

När direktiven skrivs ner på papper så ska det innehålla några viktiga punkter. Tid för projektet, högsta kostnader projektet får kosta, målet med projektet. Om det finns några resurser att använda som gamla dokumentationer.

Problem som kan uppstå:
Om inte direktiven är nerskrivna eller felaktiga kan hela projektet äventyras då projektgruppen går efter dessa felaktiva direktiven eller har glömt av något som måste finnas med.
Problemet motverkas med regelbunden kommunikation till uppdragsgivaren.

Slutsats: Uppgragsgivarens roll i projekterings- och planeringsfaserna är nödvändig om slutprodukten ska bli en lösning på ett problem eller realisering av en vision.

// Markus Nordin

Uppdragsgivarens roll i projekterings- och planeringsfaserna

Uppdragsgivaren i projektplanerings faserna är av samverkande natur. Samverkningarna skall ske tillsammans med den projektgrupp som skall utföra Uppdraget(projektet). Målet är ju naturligtvis att projektgruppen skall få en likställd bild av problemet som Uppdragsgivaren har. Allt för att man skall göra och planera inför att göra rätt saker. Det inledande samverkandet skall ge projektgruppen så mycket kött på benen att de kan skriva ihop ett projektdirektiv. Detta kan ju senare användas av uppdragsgivaren som en kvittens på att projektgruppen har förstått vad som skall ingå i projektet. Har uppdragsgivaren synpunkter på direktivet så blir detsamma istället föremål för diskussion att klargöra vad som eventuellt har en felaktig inriktning etc.

Däremot så förefaller det projektgruppen som framställer projektdirektivet att vara mycket tydliga samt använda ett språk som uppdragsgivaren förstår. Sedan är det naturligtvis så att även om man skrivit ett projektdirektiv som inte angav några synpunkter hos uppdragsgivaren så kan det fortfarande uppstå frågetecken under projektets gång som gör att en tät kommunikation med Uppdragsgivaren ofta kan vara av godo för projektets resultat.

Uppdragsgivarens roll i projekterings- och planeringsfaserna

I ett projekt som vårat har uppdragsgivaren, så här långt, haft stor betydelse. Vid första anblick av vårat projekt förstod vi knappt vad som skulle utföras. Genom snabb kontakt fick vi bokat ett möte redan i de första dagarna av projektets start. Detta möte gav oss en större förståelse vad som skulle göras samt hur vi kunde utföra detta på bästa sätt.

Om vi i projektgruppen inte hade bokat detta möte hade det troligtvis blivit feltolkningar och därför ett felaktigt direktiv.
Även efter detta möte har vi haft en del kontakt med våran uppdragsgivare angående specifika delar. Direktivet skickades sedan in för att kontrolleras av uppdragsgivare, de synpunkter som då uppkom tog vi åt oss i både en komplettering av direktivet samt i projektplanen.
Med detta menar jag att uppdragsgivaren har en väldigt stor roll i dessa faser, hade inte vi fått klara krav och direktiv på vad som skulle göras hade uppdragsgivaren troligtvis varit missnöjd med de förslag som vi lade fram.

Samtidigt som det ligger på projektgruppen att förstå uppdragsgivarens krav anser jag även att denne måste vara tydlig i sin beskrivning. Som tidigare nämnt hade vi svårt att förstå våran uppgift med projektet, vi hade exempelvis inte utan kontakt fått reda på att det var två olika delprojekt.

Jag anser att även om man har relativt fria händer i ett projekt är det viktigt att alltid avstämma med uppdragsgivare under projektets gång så man är på rätt spår i utvecklingen. Finns inte denna ständiga kontakt finns det risker att tidsplaner inte kan följas och projektet blir senarelagt.

/Joakim

Uppdragsgivarens roll i projekterings samt planeringsfaserna

Ett projekt består utav multipla komponenter som är av betydande karraktär i dess livscykel. Uppdragsgivaren som enskild faktor är viktig för oss som projektdeltagare då våra interna beslut kring de olika faserna kan vara kritiska utifrån uppdragsgivarens krav och önskemål. Uppdragsgivaren bör då ha en relativt klar bild om vad det är för uppgift som vi skall erhålla och bekräfta genom en lösning. Därmed bör det uppstå en kontinuerlig dialog mellan projektgruppen och uppdragsgivaren.

Vi i våran grupp har upprättat en kommunikationsprocess kring de milstolpar i projektet som har krävt feedback samt input ifrån våran uppdragsgivare. Restriktioner kring ideer och tankar var därför avgörande utifrån den bearbetade inputen som vi erhållit, som i sin tur har varit konsekvent gentemot de etapper i projektet som följer. Projektdirektivet är ett exempel där uppdragsgivaren och projektgruppen bör konkretisera den ömsesidiga förståelsen för beslutet som sådant, i värsta fall kan det annars uppstå oklarheter och mycket iterativt arbete får då läggas för att uppnå det önskade resultatet. Om en icke ständig dialog existerar mellan uppdragsgivaren samt projektledaren/gruppen, finns det även en risk för att tidsramen som sådan bryts och planeringen uppoffras till att lägga mer tid kring. Detta vore ju inkonsekvent i förhållande till de faktiska förhållandena som bör finnas mellan uppdragsgivaren samt projektgruppen. Planeringen kan med andra ord formas utifrån andra förutsättningar om dialogen mellan samtliga nödvändiga parter är bristfällig.

Direktivet är ju ett fundament som planeringen sedan skall bygga vidare kring. Om direktivet är vagt blir även planeringen kostsamt gentemot det faktiska projektet. Direktivdialogen samt själva direktivet blir konsekvent gentemot syftet med planeringen. Dessa faktorer belyser kommunikationen mellan uppdragsgivaren samt projektgruppen, i många fall projektledaren, dock så är detta inte avgörande för projektledarens roll då samtliga parter i gruppen är aktiva kring de dialoger som uppstår emellanåt. 

//Amir

Projektplan bearbetas

Då var vi igång med V15. På dagordningen står att framta en projektplan för projektet. Vi har under gårdagen, (måndag) haft vårt veckomöte där vi gick igenom diverse kompletteringar till projektdirektivet. Vi gick dessutom in och delade upp delarna som skall skrivas för projektplanen.

Vi har upptäckt att saker och ting kommer lite bakvänt för vår del pga av de krav vi har att gå Live med somliga delar redan i månadsskiftet april/maj. Detta tvingar oss att parallellt med projektplaneringen dessutom arbeta med projektet som vi planerar för... Vilket gör situationen lite speciell. Målsättningen nu är iallafall att ha så mycket som möjligt (läs "skall vara klart") klart av projektplanen på Onsdag senast Torsdag.

//FL

Projektdirektiv

Här kommer en liten lägesrapport:)
Projektdirektivet är färdigt och skickat till Mia.

Har även försökt få tag i Ulrika angående materialet med intervjuerna. Vi vill ju gärna ha det så fort som möjligt då detta kommer ligga som grund för användningsfall, kravspec med mera. Framför allt underlätta en hel del för oss.

/Jocke