Dokumentationens betydelse i systemutvecklingsprojekt

Analys

- Kravspecifikationen
Det här är ett av de viktigaste dokumenten eftersom det visualiserar det som systemet skall innehålla. Kravspecifikationen ligger till grund för hela projektet och man bör vara överens med beställaren om vad som skall finnas i kravspecifikationen och inte leverera varken mer eller mindre än vad kravet ifrån beställaren är. Eftersom om man gör mer än vad beställaren har beställt kommer man få svårt att ta betalt för det, samtidigt som om man gör det gratis så kommer beställaren räkna med att det är något man gör även nästa gång.

- Tidsplan
Genom att utforma en tidsplan kan man se hur lång tid projektet kommer att ta men tidsplanen är även väldigt viktigt under projektets gång då man på ett bra och lätt överskådligt sätt kan se hur man ligger till.

- Riskanalys
Riskanalysen är ett viktigt dokument för att åskådligöra de risker som föreligger innan de händer. Riskanalysen är däremot ett svårt dokument att utforma eftersom det finns otroligt många risker som kan vara svåra att förutspå.

- Användarfall
Att skapa användarfall gör att man får en bättre insyn i vad det är personerna som skall använda systemet skall göra. Vilket resulterar i att man lättare kan utforma systemet

- Omgivningsanalys
I många fall är det så att de nyutvecklade mjukvaran måste kunna kommunicera med både gamla applikationer men även mot applikationer som kan komma att utvecklas i framtiden. Det är därmed viktigt att man möjliggör sådan interaktion redan ifrån början.


Fortlöpande dokumentation

- Ändringar i Analysen
Under det att projektet fortlöper kan det hända att man kommer på lösningar som är bättre än det som man planerade för i analysfasen. I sådana fall är det viktigt att man går tillbaka och uppdaterar informationen så att dokumentationen hålls levande och inte blir inaktuellt

- Dokumentera den fortlöpande utvecklingen
Genom att dokumentera den fortlöpande utvecklingen, har man god dokumentation om någon projektmedlem skulle vara tvungen att lämna projektet och någon annan ta över. Det underlättar också även inför framtiden när man skall göra uppdateringar i systemet.

- Tidsrapportering
Under projektets gång är det även viktigt att man specificerar den tid man lägger ner i projektet. För att på sådant sätt se om den tiden man har tilldelat projektet räcker och fungerar senare även som underlag, när man skall fakturera kunden men även internt för att se att man gick med vinst och inte la ner för mycket i tid i projektet.


Leverans

- Handbok
I många projekt är det viktigt att man utarbetar en handbok så att de som skall använda systemet förstår sig på hur de skall utföra de olika momenten. Här kan man återanvända delar utav den dokumentation som man redan har skapat t.ex. användarfallen. Om man utarbetar handboken efter dessa så kommer användarna snabbt känna igen eftersom dessa är utformade efter det användaren skall göra i systemet.

- Godkännande ifrån beställare
Vid överlämnandet har man återigen nytta av tidigare delar man har skapat. Eftersom man då lätt kan granska och se att man har skapat de saker man kom överens om i kravspecifikationen.


Sammanfattning

Genom att göra grundläggande och överskådlig analys för att sedan dokumentera det fortlöpande arbetet och uppdatera och hålla dokumentationen levande, skapar man en bättre förutsättning för att få ett lyckat projekt. Även om en god dokumentation och analys inte med automatik betyder att det blir ett lyckat projekt ökar chansen för att utfallet blir bättre.

Om dokumentationen över hela projektet utförts på ett bra sätt är risken mindre att projektet misslyckas eller blir försenat samt så ökar chansen för att man får förnyat förtroende i framtiden hos uppdragsgivaren i andra projekt.

\\ Daniel